Task 1

Name : Septa Skundarian
Class : 3EB12
NPM : 26212921

ENGLISH BUSINESS 2

SOFTSKILL’S FIRST ASSIGNMENT

Direction:

-Translate the following passages about MEMO into Bahasa Indonesia.

-The due-date of this assignment will be on 31 March 2015, at 00.00 AM.

Tips: use the context of the passage to make it easier to translate. Good luck, Students!

MEMO

What is a memo?

A memo or memorandum is:

o     a hard-copy (sent on paper) document

o     used for communicating inside an organization

o     usually short

o     contains To, From, Date, Subject Headings and Message sections

o     Does not need to be signed, but sometimes has the sender's name at the bottom to be more friendly, or the sender's full name to be more formal. If in doubt, follow your company style.

Why write memos?

Memos are useful in situations where e-mails or text messages are not suitable. For example, if you are sending an object, such as a book or a paper that needs to be signed, through internal office mail, you can use a memo as a covering note to explain what the receiver should do.

How to write a memo

Memos should have the following sections and content:

1.      A 'To' section containing the name of the receiver. For informal memos, the receiver's given name; e.g. 'To: Andy' is enough. For more formal memos, use the receiver's full name. If the receiver is in another department, use the full name and the department name. It is usually not necessary to use Mr., Mrs., Miss or Ms unless the memo is very formal.

2.      A 'From' section containing the name of the sender. For informal memos, the sender's other name; e.g. 'From: Bill' is enough. For more formal memos, use the sender's full name. If the receiver is in another department, use the full name and the department name. It is usually not necessary to use Mr., Mrs., Miss or Ms unless the memo is very formal.
 

3.      A 'Date' section. To avoid confusion between the British and American date systems, write the month as a word or an abbreviation; e.g. 'January' or 'Jan'.
 

4.      A Subject Heading.
 

5.      The message.
Unless the memo is a brief note, a well-organized memo message should contain the following sections:

a.       Situation - an Introduction or the purpose of the memo

b.      Problem (optional) - for example: "Since the move to the new office in Kowloon Bay, staff has difficulty in finding a nearby place to buy lunch."

c.       Solution (optional) - for example: "Providing a microwave oven in the pantry would enable staff to bring in their own lunchboxes and reheat their food."

d.      Action - this may be the same as the solution, or be the part of the solution that the receiver needs to carry out; e.g. "we would appreciate it if you could authorize up to $3,000"

e.       Politeness - to avoid the receiver refusing to take the action you want, it is important to end with a polite expression; e.g. "Once again, thank you for your support.", or more informally "Thanks".
 

6.      Signature
this is optional.

Jawaban : 

MEMO

Apa itu memo?

Sebuah memo atau memorandum adalah:

o    hard-copy (dikirim pada kertas) dokumen

o    digunakan untuk berkomunikasi dalam sebuah organisasi

o    biasanya pendek

o    Mengandung unsur Untuk, Dari, Tanggal, Judul Subjek dan bagian Pesan

o    Tidak perlu ditandatangani, tapi biasanya memiliki nama pengirim di bawah untuk menjadi lebih akrab, atau nama lengkap pengirim untuk menjadi lebih formal. Jika ada keraguan, ikuti gaya perusahaan Anda.

Mengapa menulis memo?

Memo sangat berguna dalam situasi di mana e-mail atau pesan teks yang tidak cocok. Misalnya, jika Anda mengirim suatu objek, seperti buku atau kertas yang perlu untuk ditandatangani, melalui surat internal kantor, Anda dapat menggunakan memo sebagai catatan penutup untuk menjelaskan apa yang penerima harus lakukan.

Bagaimana menulis memo

     Memo harus memiliki bagian dan isi sebagai berikut:

1. 'Untuk' bagian yang berisi nama penerima. Untuk memo resmi, diberi nama penerima; misalnya 'Untuk: Andy'  saja cukup. Untuk memo lebih formal, gunakan nama lengkap penerima. Jika penerima adalah di departemen lain, gunakan nama lengkap dan nama departemen. Hal ini biasanya tidak diperlukan untuk menggunakan Bapak, Ibu, Nona atau Nn kecuali memo sangat formal.

2. 'Dari' bagian yang berisi nama pengirim. Untuk memo resmi, pengirim nama lain; misalnya 'Dari: Bill' saja cukup. Untuk memo lebih formal, gunakan nama lengkap pengirim. Jika penerima adalah di departemen lain, gunakan nama lengkap dan nama departemen. Hal ini biasanya tidak diperlukan untuk menggunakan Bapak, Ibu, Nona atau Nn kecuali memo sangat formal.

3. Bagian 'Tanggal'. Untuk menghindari kebingungan antara sistem tanggal Inggris dan Amerika, tulis bulan sebagai kata atau singkatan; misalnya 'Januari' atau 'Jan'.

4. Kepala subjek

5. The Message  

     Kecuali jika memo adalah catatan singkat, pesan memo terorganisir harus berisi bagian berikut:

a.    Situasi - Pengantar atau tujuan memo

b.    Masalah (opsional) - misalnya: "Sejak pindah ke kantor baru di Kowloon Bay, staf memiliki kesulitan dalam mencari tempat terdekat untuk membeli makan siang."

c.    Solusi (opsional) - misalnya: ". Menyediakan oven microwave di dapur akan memungkinkan staf untuk membawa kotak makan siang mereka sendiri dan memanaskan makanan mereka"

d.   Aksi - ini mungkin sama dengan solusi, atau menjadi bagian dari solusi yang penerima harus lakukan; misalnya "Kami akan menghargai jika Anda bisa memberi hingga  sebesar $ 3.000"

e.    Kesopanan - untuk menghindari penerima menolak tindakan yang Anda inginkan, penting untuk mengakhiri dengan ekspresi sopan; misalnya "Sekali lagi, terima kasih atas dukungan Anda.", Atau lebih informal "Terima kasih".......

6. Tanda tangan

Ini adalah pilihan.